Einen typischen Tag oder eine immer gleiche Woche gibt es bei uns in der Webabteilung in dem Sinne eigentlich nicht. Bei uns ist es einfach wichtig, in dringenden Fällen schnell oder am besten sofort reagieren zu können – das garantieren wir unseren Kunden im Rahmen unserer Service-Verträge und uns ist es natürlich enorm wichtig, dies auch erfüllen zu können.
Mit 700 Kunden im gesamten deutschsprachigen Raum, von denen alleine 500 Web-Kunden sind, sind die Anforderungen genauso vielseitig wie die Kunden selbst. Manchen Kunden ist es wichtig, dass sie engmaschig über den Fortschritt ihres Projektes informiert und involviert werden, andere wiederum benötigen eine Entlastung in ihrem Marketing und vertrauen uns blind. Vielen fehlt die Zeit, anderen wieder das Know-how. Deshalb steht bei uns die individuelle Kundenbetreuung an erster Stelle. Jedes Projekt wird ganz auf die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden zugeschnitten, damit jeder die optimale Betreuung erhält. So stellen wir die Teams nach den Projektthemen und –bereichen bei jedem Auftrag individuell zusammen. Hier kann dann schon einmal eine Teamstärke von 8 Personen zusammenkommen, das hängt speziell von der Projektgröße und den geplanten Maßnahmen ab. An der Spitze jedes Teams steht der Projektleiter, der den Kundenkontakt übernimmt und die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen betreut.
Wie eine Woche bei uns in der Web-Abteilung aussehen kann, möchte ich heute erzählen:
Tag 1: Montag
Frisch vom Wochenende – auf in die Arbeit. Ein großes „Guten Morgen“, „Moing“ oder unverständliches Murmeln ist zu hören und der Computer wird angeschaltet, Kaffee geholt – es geht los.
In unserer Agentur haben wir zwei Arbeitsbereiche, das sogenannte B1 und das B2. Beides sind Großraumbüros, die jedoch nach den jeweiligen Anforderungen der einzelnen Abteilungen strukturiert und konzipiert wurden. Im B1 befinden sich die Vieltelefonierer, wie z.B. unser Vertrieb oder unsere Projektleiter, die den Kundenkontakt pflegen, im B2 sind die Kreativabteilungen angesiedelt, die etwas mehr Ruhe und Konzentration benötigen, um geniale Kampagnen auf die Beine zu stellen. Unsere Web-Abteilung mit 6 Personen trifft man ebenfalls hier an.
Danach werden erst einmal alle E-Mails und der letzte Arbeitsstand gecheckt. Von welchem Kunden kamen neue Infos, wo hat sich der Projektstatus geändert oder welche internen Aufträge stehen diese Woche an?
Um 9:00 Uhr findet das Weekly im Team statt. Wir besprechen, wie es bei dem jeweiligen Arbeitstand aussieht, News und sonstige anfallende Aufgaben für die Woche.
- Intern wird ein Workshop geplant und ein neuer Blogbeitrag steht an.
- Ein neues Webprojekt. Das Briefing findet am Mittwoch statt.
- Unsere eigenen Webseiten müssen aktualisiert werden.
Nach 30 – 45 Minuten widmet sich wieder jeder seinen Projekten. Jeder unserer Mitarbeiter wird nach seinen Skills und seiner Spezialisierung für Projekte eingeteilt. Die Absprache untereinander ist sehr eng. So gibt es regelmäßigen Austausch, konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge durch unsere Kollegen oder durch andere Abteilungen. Das ist unheimlich wichtig, um den bekannten ‚Tunnelblick’ zu verhindern.
Tag 2: Dienstag
Frisch ans Werk, ein neuer Tag.
Bevor wir jeden Morgen loslegen, gibt es erst einmal ein kurzes Daily. Mit dem Kaffee in der Hand sprechen wir kurz über die wichtigsten Tagespunkte, halten ein kurzes Pläuschchen und tauschen die neuesten Witze aus.
Im Laufe der Woche trudeln immer wieder Fragen von Kunden ein. Diese schicken Inhalte, die auf ihre Seiten gestellt oder Informationen, die aktualisiert werden müssen. All dies gehen wir morgens durch und planen so täglich unseren Tag aufs Neue.
Um unseren Blog so informativ und abwechslungsreich wie möglich für unsere Kunden zu gestalten, werden alle Abteilungen mit ihrem Know-how eingebunden. Einmal im Monat ist auch die Web-Abteilung mit einem Blogbeitrag dran. Die Themen werden zwei Mal im Jahr geplant und in einem Redaktionsplan festgehalten. Diese Woche bin ich dran und widme mich dem Thema Usability im B2C-Bereich. Recherche – Geschrieben – Lektorat – Check!
Heute unterstütze ich die Kreation in einem großen Tourismus-Projekt. Neben vielen anderen Maßnahmen setzen wir für den Kunden auch eine neue Website um. Ein Kreativkonzept steht bereits, jetzt geht es darum abzuklären, ob dies auch online in der Webpräsenz so umsetzbar ist. Ich kann schon so viel sagen: Das wird bombe!
Tag 3: Mittwoch
Wie jeden Tag erst einmal ein kurzes Daily. Danach checken wir die dringlichsten Deadlines und widmen uns dem Coden.
Heute gibt es die ersten Ergebnisse meiner Projekte, die ich am Montag begonnen habe. Diese bespreche ich mit Projektleiter und Grafik und nehme anschließend eventuelle Änderungen vor. Ab ins Lektorat damit und raus an den Kunden. Der ist bestimmt schon ganz gespannt auf das erste Screening.
Am Nachmittag startet ein neues Projekt. Der Kunde kommt zum Briefing. Damit hier alle beteiligten Abteilungen möglichst effizient arbeiten, sind bereits vom ersten Briefing an alle Bereiche vertreten. Vom Projektleiter über die strategische Beratung und die Texterin, bis hin zur Grafik und dem Web ist alles dabei. So können wir sicher sein, dass unsere Ideen sowohl in der Strategie und im Design als auch in der Technik perfekt umsetzbar sind.
Der Kunde ist sehr freundlich, hat schon klare Vorstellungen und große Ziele. Das schätzen wir besonders, so kann das Projekt starten. Yeah!
Anschließend gibt es noch ein paar Abstimmungen mit der Geschäftsführung bei einem Kaffee und weiter geht’s mit den anderen Projekten.
Tag 4: Donnerstag
Auch an diesem Tag gibt es wieder eine kurze Bestandsaufnahme am Vormittag. Gerade wenn jemand krank ist und ausfällt, sind diese Absprachen besonders wichtig. In diesen Fällen werden die wichtigsten Aufgaben dann an die Kollegen im Team verteilt und Kundenkontakt aufgenommen, damit es auf keinen Fall zu Verzögerungen kommt.
Donnerstag ist bei uns der eigentliche Wartungstag. Das bedeutet, dass wir hier die monatlichen Pflegearbeiten oder Änderungswünsche unserer Web-Kunden durchführen. Bei über 350 Servicekunden fällt hier einiges an Arbeit an. Ein paar Kundentelefonate und Projektgespräche zwischendrin bringen Abwechslung ins Spiel.
Nach der Mittagspause findet jede Woche am Donnerstag unser Abteilungsleiter-Meeting statt. Hier trifft sich die Führungsriege der einzelnen Agenturbereiche, um sich untereinander abzustimmen. Wir besprechen laufende Projekte, anstehende Deadlines, geplante interne Workshops, Fortbildungen oder unsere eigenen Projekte. Für die Anzahl unserer laufenden Kundenprojekte und eine möglichst reibungslose Hand-in-Hand-Abwicklung sind diese Abstimmungen unentbehrlich.
Tag 5: Freitag
Freitag ist bei uns der Tag der Fortbildung, der sogenannte Develop-Friday, einer unserer Lieblingstage. Entweder informieren wir uns gemeinsam über die neuesten technologischen Trends oder jeder hält sich für seine Nische auf dem Laufenden.
Mein momentanes Thema: Lokale Entwicklung mit Frameworks, Schwerpunkt Foundation. Sehr spannend. Hierzu bereite ich auch unseren nächsten Abteilungsworkshop vor.
Den Nachmittag nutzen wir dann, um unsere To-Do-Liste der Woche durchzugehen und zu prüfen, ob wir alle anstehenden Points erledigen konnten.
- Deadlines wurden eingehalten
- Neue Projekte wurden gestartet und sind im Zeitplan
- Kunden wurden angerufen oder zumindest schriftlich kontaktiert, wenn niemand zu erreichen war
- Pflegeservice wurde erledigt
- Interne Projekte wurden sorgfältig besprochen und Zuständigkeiten vergeben
- Fortbildungszeit wurde ausgefüllt und sinnvoll genutzt
- Briefings für nächste Woche wurden vorbereitet
- Mails sind alle beantwortet
- Projekte für die nächste Woche wurden gesichtet, geplant und zugeordnet
- Absprachen mit den anderen Abteilungen wurden an alle Kollegen weitergegeben und eventuelle Aufgaben verteilt
- Neue Projektanfragen wurden gebrieft und kalkuliert
- …
Dann kann das Wochenende ja starten!
Ihr seht, unsere Wochen sind enorm abwechslungsreich und das macht unsere Agentur auch aus. Mit fast 60 Mitarbeitern und etwa 40 parallel laufenden agenturübergreifenden Projekten pro Woche lernt man täglich Neues dazu. Die höchste Prämisse ist bei uns die perfekte Koordination und Planung unserer Projekte, die am Montag direkt wieder von Neuem startet.
